SESAME : un nouvel outil pour optimiser les achats et moyens généraux

Rapport d’activité 2021 / Contribuer à une économie durable / SESAME : un nouvel outil pour optimiser les achats et moyens généraux

Pour optimiser la gestion de nos achats et marchés, nous avons choisi de nous doter en interne d’un nouvel outil « SESAME ». Ainsi, à partir de janvier 2021, les collaborateurs sont invités à formuler leurs demandes concernant les achats, moyens généraux et marchés (et aussi les sujets liés à la qualité) via l’outil SESAME.

L’outil permet entre autre de :

*SESAME, un nouvel outil pour mieux suivre les demandes générées auprès de la Direction Achats et Performance*

Assurer une traçabilité des demandes internes (limiter les risques d’oubli, sécuriser la suppléance)
Rationaliser les canaux de sollicitation (mails, appels téléphoniques, notes papier, échanges physiques, …)
Simplifier le suivi des demandes (limiter les re-saisies informatiques, disponibilité des outils en simultané)
Améliorer le pilotage des activités (visibilité sur l’ensemble de l’encours, nombre de demandes, délais de traitement, répartition des demandes par thématiques…)
Améliorer la relation clients (accusés de réception, annonce des délais de traitement, suivi en temps réel, évaluation satisfaction)
Faciliter la gestion des priorités

Côté utilisateur, l’outil permet désormais de :

Formuler les demandes et en consulter l’avancement
Communiquer directement avec l’assistante qui a pris en charge votre demande via un espace dédié « suivi»
Etre informé en temps réel par notification de l’évolution du ticket de son ouverture à sa clôture
Consulter l’historique des demandes

Des résultats d’utilisation encourageants pour la première année

Sur l’année 2021 de déploiement, 1 212 tickets ont été saisis par les collaborateurs Inolya, soit environ 5,5 tickets par jour à traiter.

Les tickets se répartissent comme suit :

70 % pour les moyens généraux
25 % pour la commande publique – marchés
5 % pour la qualité

Pour les moyens généraux :

Les demandes d’achat de fournitures et les demandes liées aux bâtiments administratifs représentent 62 % du volume des tickets.

Près de 57 % des collaborateurs de l’entreprise ont utilisé SESAME – Moyens généraux au cours de l’année 2021. Ce taux est satisfaisant pour une année de déploiement.

Près de 38 % des tickets sont adressés par des assistantes de direction (en majorité des agences). Ce chiffre confirme que ce public est notre principal relais interne et qu’il faut soigner la communication à leur intention.

Pour la commande publique :

L’étape « ATTRIBUTION DES MARCHES » est la phase du process Achat qui génère le plus de demandes de conseil de la part des services acheteurs, avec 29 % des tickets 2021.

Le délai moyen de résolution des tickets est inférieur à 3 jours, ce qui démontre une très bonne réactivité du service commande publique.

1 212

tickets (demandes) saisis sur l’outil SESAME

5,5

tickets traités par jour en moyenne

70%

des tickets concernent les moyens généraux et 25% concernent les marchés