En juin 2021, l’Office a déployé sa Politique Achats Responsables
Un audit de maturité des achats a été réalisé en interne par le pôle Achats et commande publique d’Inolya dans le but de disposer d’un état des lieux exhaustif des pratiques existantes dans l’entreprise (préalable indispensable à l’élaboration de la politique Achats de l’Office).
Au total 34 collaborateurs ont été interviewés d’octobre 2020 à février 2021 (38 interviews, plus de 50 heures d’échanges !).
Cet audit a permis de cartographier les achats. Le portefeuille achats d’Inolya est estimé à 88 M€ (base 2019), dont 80 % des achats sont liés au secteur du bâtiment (construction neuve, réhabilitation, entretien et maintenance).
Cette cartographie intègre aussi bien les dépenses de fonctionnement que les investissements.
La mise en place d’une Politique Achats Responsables
Inolya a attribué 175 marchés à des entreprises normandes en 2021
Les constats identifiés et les besoins exprimés par les collaborateurs les plus concernés ont ainsi donné naissance aux 5 axes structurants de la politique Achats de l’entreprise :
Développer la performance économique
Renforcer la sécurité et la fiabilité des achats
Garantir l’exemplarité en matière de responsabilité sociale et environnementale
Promouvoir une relation fournisseurs équilibrée et responsable
Associer, sensibiliser et former les parties prenantes
La politique Achats de l’entreprise a été diffusée en juin 2021 avec un plan d’actions ambitieux à déployer sur 3 ans !
En complément de l’audit de maturité, une étude organisationnelle complémentaire a été menée sur le second semestre 2021 et le 1er semestre 2022 pour définir l’organisation cible de la fonction « Achats» chez Inolya, en adéquation avec la politique Achats et son plan d’actions associé.
Les actions mises en place en 2021
Environ 31 actions issues de cette politique Achats, ont été mises en œuvre dès 2021 (dont 7 non prévues initialement et rajoutées)
Développer la performance économique
Développement du recours aux centrales d’achat, pour simplifier l’acte d’achat dans le respect des obligations des marchés publics, et en bénéficiant d’un effet volume (mutualisation) : UGAP – RESAH – Plateforme régionale des achats de la région Normandie
Multiplication des abonnements pour renforcer la veille technique
Expérimentation en cas d’infructueux : du 1er juin au 31 décembre 2021, possibilité de consulter par devis 3 entreprises au choix après la 1ère infructuosité au lieu de relancer une consultation classique.
Renforcer la sécurité et la fiabilité des achats
Expérimenter la planification au semestre des Commissions d’Appel d’Offres (1 toutes les 3 semaines), au lieu d’une planification à la demande
Formation interne : parcours e-learning en marchés publics pour les nouveaux arrivants et mise en application des nouveaux Cahiers des Clauses Administratives Générales et Techniques 2021
Amélioration des outils Achats (étude sur changement de profil acheteur, démonstrations de SI Achat, mise à jour de la base documentaire marchés publics)
Déploiement de l’intranet de la Direction Achat et Performance pour l’interne (contenus pédagogiques, guides d’achat notamment sur la RSE appliquée)
Création d’une fiche outil interne sur le rejet de candidature des entreprises défaillantes
Promouvoir une relation fournisseurs équilibrée et responsable
Promouvoir l’attractivité des marchés d’Inolya, notamment le délai global de paiement des fournisseurs inférieur à 30 jours.
Enrichissement de la page « marchés » sur inolya.fr avec la mise en ligne de la Politique Achats Responsables
Diffusion de la programmation des opérations de construction neuve et de réhabilitation du 2ème semestre 2021 sur inolya.fr
Création d’une boite aux lettres « achats@inolya.fr », visible depuis le site internet (point de contact pour les fournisseurs)
Rencontres avec la Fédération Française du Bâtiment
Associer, sensibiliser et former les parties prenantes
Formalisation de la Politique Achats pour rendre le document opposable en interne et en externe, doter les managers d’un outil support pour relayer les orientations
Systématisation de la présentation de l’offre de service du pôle Commande publique aux nouveaux arrivants intégrant le process Achat
Déploiement de l’outil « SESAME », pour organiser les sollicitations entre les services internes acheteurs et le pôle Commande publique
Développement du benchmark Achats avec d’autres bailleurs sociaux et partenaires locaux
Des mesures prises pour soutenir les entreprises
D’importants projets sont en cours ou à venir sur notre patrimoine
Dans plusieurs secteurs d’activité, des entreprises ont fait face en 2021 à des augmentations conséquentes des prix de leurs approvisionnements, voire à des pénuries ou des arrêts temporaires des approvisionnements.
Or, ces approvisionnements leur sont nécessaires pour exercer leur activité et honorer leurs contrats.
Cette situation résulte de multiples facteurs, telle qu’une reprise économique mondiale particulièrement vigoureuse après la récession de 2020, ainsi que des difficultés sanitaires ou sociales dans certains pays fournisseurs.
Inolya, en tant qu’acheteur public, a mis en œuvre les recommandations de l’Etat dans ses contrats en cours d’exécution :
Veiller, au cas par cas, à ne pas appliquer de pénalités lorsque les retards de livraison ou d’exécution sont liés aux envolées des prix des matières premières ou de pénuries d’approvisionnement des entreprises ;
Quand cela est possible, accorder des reports de délais et réfléchir, au cas par cas, aux autres mesures d’exécution qui permettraient d’apporter une réponse à cette situation ;
Les marchés qui nécessitent une part importante de matières premières soumises à de fortes évolutions des cours mondiaux, comportent obligatoirement une clause de révision de prix incluant au moins une référence aux indices officiels de fixation de ces cours.
73,5 % : part d’entreprises locales (dont l’adresse de facturation est située en région Normandie) soit 175 marchés au total.
212
marchés attribués en 2021
1 081
fournisseurs (contre 1002 en 2020)
28,9
jours de délai moyen de paiement des fournisseurs (contre 29,4 en 2020)
91%
de factures payées dans les délais (contre 89% en 2020)
